Office manager

Functie

• Offertes en klantengegevens ingeven in het CRM systeem teamleader, en deze beheren van uitsturen tot aanvaarding

• De werkzaamheden administratief controleren en nadien factureren op basis van uurregistratie, gebruikte materialen en/of subcontractor assistentie + rapportage + inboeken in Clearfacts

• Registreren en archiveren van de binnenkomende leverbonnen, facturen en kostennota's en deze toewijzen aan het juiste project voor facturatie + rapportage

• Bijhouden van inkomende betalingen met DSO rapportage

• Registratie van PO en bestelbonnen van klanten, administratief klaar maken voor uitvoering

• Verwerking banktransacties in XpertM

• HR gerelateerde taken: overuren en verlof registreren, communicatie met sociaal secretariaat en interim bureau

• IT: beheren van het ERP systeem

• Commercieel: aanpassen en creëren van de website, brochures, LinkedIn, presentaties

• Beheren van alle databases die te maken hebben met OHSE zoals onderhoud aan machines, wagenpark, EDTC, SDS fiches, etc.

• Kantoormateriaal bestellen

Jouw profiel

• Je hebt een paar jaar ervaring in administratie en facturatie, bij voorkeur in een meer industriële of technische omgeving, waarbij een basis ERP pakket gebruikt wordt
• Goede Kennis van Word, Excel en PowerPoint is een must
• Goede Kennis van Nederlands en Engels is een must, Frans is een plus
• Kennis van software voor het maken van brochures en website is een plus
• je bent op de hoogte van de basis facturatie en boekhouding regels.
• Je krijgt energie van afwisselende taken: de ene dag kan dit facturatie zijn, de andere dag het neerschrijven van een veiligheidsplan
• Zelfstandig werk is geen probleem, met de nodige dosis stressbestendigheid tijdens afsluiting
• Detaillistisch en perfectionistisch zonder het totaalplaatje te vergeten, en 100% transparant.
• Een doener, we verwachten dat de kandidaat initiatieven neemt en verbeteringen aanreikt

• De behoeften aan informatiesystemen bepalen en de ontwikkeling van nieuwe informatiesystemen sturen
• Procedures voor het administratieve en financiële beheer, indicatoren voor de opvolging van de activiteit en rapportering aan de directie, bepalen en opstarten
• De begroting van de organisatie opstellen, voorleggen aan de leidinggevende instanties en aanpassingen uitvoeren
• Toezicht houden op het personeelsbeleid van de organisatie (lonen, opleidingen, aanwervingen, …)
• Activiteiten uitvoeren: Oplossing van geschillen
• Toezicht houden op en coördineren van de werking van de diensten, de juridische advisering inzake geschillen en financiële constructies
• Toezicht houden op en coördineren van de beheerscontrole en de interne audit (evaluatie van de financiële risico's, validatie van fiscale keuzes, ...)
• Activiteiten uitvoeren: Relatiebeheer met de leveranciers, de fiscale diensten en de financiële tussenschakels (banken, verzekeringen, ...)

Aanbod

• Autonomie in de job in een KMO omgeving bij jou in de buurt.
• Je werkt in een 38u week met glijdende uren, je mag starten vanaf 7u tot 9u. Als je telkens om 7u zou willen beginnen dan werk je tot 15u30 en op vrijdagen tot 13u, maar een halve dag waarbij je het weekend vroeger kan inzetten. De middagpauze is gewoonlijk een half uurtje.
• Bedrijfswagen BMW X1 reeks + elektrische laadkaart ( je kan laden bij het bedrijf )
• DKV verzekering, maaltijdcheques van 8 euro, cadeaubonnen van BOL.COM
• Thuiswerk
• Salaris naargelang ervaring

Solliciteren

Cleo Topalidis
003222558770